• Subprocuradoria-Geral para Assuntos Administrativos

CONSULTA INSTITUCIONAL SOBRE O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO MP-PR

ÍNDICE

1. Plano de Classificação de Documentos de Arquivo – Definição:


O Plano de Classificação de Documentos tem por finalidade identificar os documentos da instituição quando de sua criação, uso, tramitação e guarda, registrando fielmente o contexto de produção (funções/atividades) em que os registros são originados, conforme o descrito no art. 2º da Lei Federal 8.159/91. O instrumento citado está dividido sistematicamente em duas partes:
  1. Classificação de documentos de arquivo produzidos e/ou recebidos pelo desenvolvimento da atividade-meio do MP-PR.
  2. Classificação de documentos de arquivo produzidos e/ou recebidos pelo desenvolvimento da atividade-fim do MP-PR.
O referido instrumento é requisito imprescindível para a construção da tabela de temporalidade de documentos de arquivo do MP-PR e auxilia na vinculação dos documentos aos assuntos das tabelas unificadas do CNMP.

2. Finalidade


O Plano de Classificação de Documentos é um requisito imprescindível para se obter precisão na localização de registros e na recuperação da informação, bem como possibilita a correta aplicação dos prazos prescricionais e precaucionais da Tabela de Temporalidade de Documentos, cumprindo o disposto nas Leis Federais 8.159/91 e 12.527/11 e no art. 216 da Constituição Federal.

3. Benefícios


A classificação documental permite a organização do acervo documental da instituição, pautada na análise e identificação do conteúdo dos documentos. Ela determina o modo de ordenação a ser aplicado em documentos analógicos e digitais, com ênfase na melhor forma de guardar e recuperar as informações produzidas na execução das atribuições institucionais.

O instrumento apresenta uma estrutura lógica e hierárquica de termos oficiais que possibilita atender com maior precisão e com maior índice de automação as diretrizes e expectativas do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) quanto à aplicação de taxonomias e das Tabelas Unificadas, especialmente na atividade-meio.

4. Características 


O modelo de classificação proposto para este trabalho é o funcional, que permite a organização da documentação produzida por meio das relações existentes entre as funções e atividades desenvolvidas na instituição. Os elementos da classificação serão relacionados hierarquicamente nos seguintes níveis:
00 Função
00.00 Subfunção
00.00.00 Atividade
00.00.00.00 Série Documental (tipo documental produzido no exercício das atividades).

A função é compreendida como o conjunto de atividades exercidas por uma instituição no desenvolvimento de sua missão.
As subfunções são conjuntos de atividades afins, tornando-se uma modalidade de uma função ou partes de um processo de negócio.
A atividade pode ser considerada um serviço, ação ou encargo executado dentro de uma função.
A série documental, por sua vez, corresponde aos registros recebidos ou produzidos na execução de uma atividade, dotando-a de evidência. As séries documentais, ou seja, as tipologias documentais, são agregadas nas atividades correspondentes à sua produção, ocorrendo neste nível a classificação dos itens documentais.

5. Histórico


A proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do MP-PR embasou-se no modelo utilizado no Ministério Público de São Paulo (MP-SP), o qual foi adaptado às necessidades do Ministério Público do Paraná. Os trabalhos de adequação da estrutura e da terminologia foram desenvolvidos pela Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos (Subadm), na parte da atividade-meio, e pela Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos de Planejamento Institucional (Subplan) nos direcionamentos para a atividade-fim.

6. Consulta Institucional


A Consulta institucional sobre a proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, a ser realizada até 15 de abril de 2017, tem por objetivo:
  • Captar a percepção da instituição a respeito da proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do MP-PR;
  • Receber possíveis sugestões de melhoria/adequação para o aprimoramento da estrutura da 1ª versão do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do MP-PR;
  • Oficializar a nomenclatura das funções, subfunções, atividades e tipologias documentais utilizadas no âmbito do MP-PR e envolvidas no contexto de produção documental.

6. O que deve ser feito?


Os integrantes do MP-PR devem analisar a Proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e verificar nos itens A e B:

6.A – Análise das funções, subfunções, atividades e tipos documentais.


6.A1. Os termos utilizados para denominar os níveis das funções, subfunções e atividades estão condizentes com o contexto e o significado das atividades que desenvolve no MP-PR e, principalmente, o nome dos tipos documentais estão representando os documentos de arquivo produzidos e/ou acumulados?

Dica para abordar o objeto da análise: Como a proposta do Plano de Classificação de Documentos de arquivo é funcional, ou seja, baseada nas grandes funções institucionais do MP-PR, recomenda-se não vinculá-la ao Organograma do MP-PR. Logo, deve-se pensar no conjunto de atividades exercidas pela instituição no desenvolvimento de sua missão institucional.

Dica para a delimitar o objeto da análise: Como a proposta do Plano de Classificação de Documentos de arquivo é divida em duas partes, sendo a primeira correspondente à atividade-meio da instituição (Organização administrativa; Comunicação Institucional; Gestão de Pessoas; Gestão de Bens, Serviços e Logística; Gestão Orçamentária e Financeira; Gestão de Documentos e Informações) e a segunda direcionada à atividade-fim (Atuação Originária do PGJ; Atuação em 2ª grau; Órgãos de Execução em 1ª grau e Atuação Eleitoral), recomenda-se:

1º Passo:
identificar a parte do Plano de Classificação de Documentos em que está representada a função em que se atua e/ou trabalha. Indicativo: atividade-meio ou atividade-fim.

2° Passo: Identificar em qual função se enquadram as atividades que desenvolve na sua atuação e/ou trabalho. As funções estão identificadas pelos números de 01 a 06 (atividade-meio) e de 11 a 14 (atividade-fim).

3º Passo: Identificar em qual subfunção se enquadram as atividades que desenvolve na sua atuação e/ou trabalho.

4º Passo: Identificar em qual atividade se enquadram as tarefas de sua atuação e/ou trabalho e os documentos que são produzidos.

Logo, devido ao tamanho da estrutura do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, recomenda-se que cada integrante da instituição direcione o objeto de sua análise para as partes do instrumento que mantêm relação direta com as atividades que desenvolve em sua unidade ministerial, projeto e/ou processo de trabalho.

6.A2 Como registrar as Sugestões de Melhoria?

Para os casos em que for constatado que algo precisa ser melhorado na estrutura do Plano de Classificação de Documentos, sugere-se o apontamento de inserções, modificações ou supressões de termos no Formulário de Sugestões para Modificação da Proposta do Plano de Classificação do MP-PR, no link abaixo:

06A Formulário de Sugestões para Modificação da Proposta do Plano de Classificação do MP-PR

06B – Percepção da Instituição a respeito da proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do MP-PR e observações para a sua implementação.

6B1. O esquema de código utilizado na estrutura do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a terminologia empregada na representação das funções, atividades e documentos atendem às necessidades de sua unidade ministerial?
Dica: o esquema de código utilizado na estrutura do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo se refere aos números utilizados para a identificação dos níveis (Função, Subfunção, Atividades e Série Documental). Caso seja necessário, consulte o item 4 (Características).

6B2. Há alguma observação a ser considerada no processo de implementação do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo no MP-PR?

6B3. Como registrar as informações a respeito da percepção da proposta do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do MP-PR e as observações para sua implementação?

Para registrar as informações relacionadas às perguntas B1 e B2, sugere-se o seu apontamento no Formulário de Análise da Proposta do Plano de Classificação do MP-PR, no link abaixo:

06B Análise da Proposta de Classificação Documental

7. Documentos para acesso:

8. Dúvidas e esclarecimentos


Nos casos de dúvidas e necessidade de esclarecimentos adicionais, sugere-se acionar o Departamento de Gestão Documental (DGD) pelos seguintes canais:

Telefones do DGD:
(41) 3333-5603 – Falar com: Fernando Gama ou Rosimar
(41) 3332-5311 – Falar com Leandro Santos

E-mail institucional:
dgdmppr@mppr.mp.br

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